営業管理は、営業パーソンのパフォーマンスを引き出し、状況に応じて適切に業務を遂行させるために必要です。
しかし実際には、営業管理がうまく機能しておらず、課題となっている企業は多いことでしょう。
営業管理ができていないと、順調に営業成績を伸ばしているはずが、実際には目標に大きく届いていないなど、目標と現実のギャップが起きてしまいます。逆に、しっかり管理できていれば、常に次にとるべき行動を把握できるようになるため、営業効率化に繋がるでしょう。
そこで本記事では、営業効率化に必要な7つの営業管理項目や営業管理を行う際のツール等について詳しくご紹介します。
目次
営業管理とは、営業活動を最適化するためのマネジメントのことです。
営業パーソンが個々人で行っていた営業活動を一元管理し、組織としての営業力を高めるのが営業管理の役割です。
営業管理では、顧客管理・目標管理・行動管理・タスク管理・スケジュール管理などを行います。これらを適切に管理することで営業活動を効率化し、売上目標を達成するのが営業管理の目的です。
それぞれの管理を個別に行うのではなく、複合的に行うことで営業管理の効率化を目指します。記事の後半で詳しくご紹介しますが、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業管理システム）といったツールを活用することも、営業管理の効率化に必要です。
営業管理は、個々の営業パーソンだけでなく、営業組織全体の活動を効率化するのが目的です。
営業以外の業務や雑務に追われる環境では、営業活動に尽力できません。営業管理を適切に行うことで、営業パーソンは営業活動に注力できるようになるでしょう。
従来は個人任せにしていた営業管理を、営業組織全体で行うのです。営業活動の効率化によって営業力が強化されると、業績アップにつながります。営業管理は、営業組織を適切にマネジメントするのが目的です。
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営業管理を行う主なメリットは以下の5つです。
営業管理を行うことにより、営業目標を明確に設定でき、組織全体で共有することができます。これにより、営業チーム全体が同じ目標に向かって努力できるため、業績向上に繋がります。
営業管理を行うことで、案件の進捗状況や営業活動の成果を可視化し、管理が容易になります。これにより、営業マネージャーは適切な指示を出すことができ、営業担当者は自分の業務を効果的に進めることができます。
営業マネジメントを通じて、営業チーム内でのナレッジ共有が促進されます。営業担当者間で情報交換や成功事例の共有が行われることで、営業チーム全体のスキルアップが図られます。
営業マネジメントの仕組みを導入することにより、業務プロセスが整理され、無駄が削減されるため、営業活動の効率が向上します。また、営業スタッフ間での情報共有が円滑になり、タスクの重複が減少します。
営業管理を行うことで、営業チーム内での情報やノウハウが適切に共有され、個人に依存した営業活動を防ぐことができます。属人化を回避できることにより、営業担当者が退職する際も、引き継ぎ業務や案件の進捗管理をスムーズに行えるため、業績への影響を最小限に抑え、組織の持続的成長に寄与します。
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営業の効率化は、営業目標達成につながります。
単に、売上目標や現在の売上の管理だけではなく、他にも様々な管理が必要です。
営業効率化の実現にはどのような営業管理が必要か、それぞれの役割を含め詳しくみていきましょう。
顧客管理は、顧客との商談やサービス・商品の購入履歴、進捗状況などの管理です。顧客管理ができていないと、顧客データに基づいた適切な商品やサービスの提案ができなくなったり、次回の商談で伝えるべきことを伝え損ねたりします。営業パーソン1人あたりの担当数が多いほどに、顧客管理が難しくなるでしょう。
そこで、SFA（営業支援システム）の使用をおすすめします。顧客の基本情報管理はもちろんのこと、商談の進捗や受注確度、売上管理などの管理機能も搭載されているため、顧客管理が容易になるでしょう。
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タスク管理は、これから行うべき業務・作業の管理を指します。複数の業務に追われると、やるべきことを忘れてしまったり、適切な順序で業務を遂行できなかったりするでしょう。適切にタスク管理することで、やるべきことを漏らさず、効率的な順序で遂行できるようになります。
管理者が各営業担当者にタスクを与えますが、基本的に自分でタスク管理しなければなりません。タスク管理ツールを使うことで、効率的に管理できるようになるでしょう。タスク実行期限やアラーム、色分けによってわかりやすくするなど、ツールによって様々な機能が搭載されています。
スケジュール管理は、それぞれの営業担当者の今後のスケジュールを管理することです。顧客の商談日、サポートを行う日、営業をかける日などを営業パーソンごとに設定します。
スケジュールは、過去のサービス購入日、コールセンターにサポートの依頼があった日、前回の営業で取り付けた商談日など、顧客の情報に基づいて設定しなければなりません。また、進捗状況によっては、スケジュールが変更になるケースもあり、個々のスケジュールを踏まえてフォローできるような体制を整える必要があります。
目標管理は、目標達成に向けて妥当な目標を設定できているか、営業担当者に納得してもらえているかといったことを管理します。現在の能力よりも少し上の目標を設定し、営業担当者の成長を促すのも目標管理の役割です。
しかし、営業パーソンによって能力が異なり、競合との競争の影響も受けるため、ときには当初の目標に全く届かないこともあるでしょう。明らかに達成できないケースでは、目標を調整する必要があります。無理な目標設定や自発性の薄い目標設定は、モチベーションの低下を招きかねません。
営業の目標設定は、頑張れば達成できる程度の丁度いい目標を設定し、営業担当者の意欲を引き出す、といったコントロールも大切です。
行動管理は、目標達成に向けて、どのような行動ができているかを管理することです。目標の達成度合いを管理する目標管理に対し、行動管理では目標達成への「プロセス」を管理します。成果を出せていない営業担当社を注意する場合は、結果だけを見るのではなく、目標を達成できるような行動ができているのかに注目しましょう。
行動管理を適切に運用するには、なぜ決済者とのコンタクトに失敗しているのか、なぜクロージングに失敗しているのかなど、目標を達成できない具体的な原因を踏まえて指導することが大切です。営業担当者によって「できること」と「できないこと」が異なるため、行動管理を行う管理者は、個々に合った指導をすることが求められます。
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営業活動は精力的な働きが求められるため、スタッフのモチベーションが高いことが重要です。適切なモチベーション管理により、営業成績の向上や離職率の低下が期待できます。具体的な施策として、目標設定や報酬制度の検討、社内コミュニケーションの促進が挙げられます。
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営業の効率化を実現するためには、新入社員からベテランまで、全ての営業担当者がスキルを向上させることが必要です。人材育成管理では、定期的な研修やフォローアップ、スキルチェックを実施し、それぞれの社員が適切な役割を担えるように調整します。
営業管理を行えるツールは主にExcel、CRM・SFAツールがあります。それぞれの特徴について見ていきましょう。
最も手軽に営業管理を行えるツールはExcelです。
しかし、データが増えたり、携わる社員の数が増えたりすると、管理に限界が見えてきます。
Excelでの営業管理に限界がある理由は、複雑な情報の整理と共有に向いていないからです。
シンプルに数字を管理するだけならExcelで十分ですが、顧客データ、タスク、スケジュールなど各種データを総合的に管理するには機能が足りません。データ量が増えるほどファイルが重くなるのもExcelの欠点です。
情報の共有の面でもExcelには課題があります。Excelはリアルタイムで同時に複数人での編集ができないため、情報にタイムラグが発生します。外回りの営業などでタイムリーな情報が必要になるケースでは、Excelだと不便に感じるでしょう。
もちろん、管理にExcelが最適なケースもありますが、上述したような複数の営業管理を効率よく行うには、SFAやCRMといった営業管理・顧客管理ができるツールが必要です。
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営業管理を行う上で最もおすすめのITツールがCRM・SFAです。
CRMとは、Customer Relationship Managementの略称で、顧客関係を構築し強化するための管理ツールです。
主な機能は、顧客情報の収集、分析、活用、顧客サービスの向上、販売やマーケティングの最適化などが含まれます。
一方でSFA（Sales Force Automation）とは、営業活動に焦点を当てたツールです。顧客リストの管理、営業活動の自動化、見積りや注文の処理、営業予測、タスクのスケジューリングといった営業プロセスの自動化や効率化を提供します。
CRMやSFAツールの導入によって、営業管理を効率化できれば管理者の負担を減らせます。
また、現場の営業パーソンとしても、現在の自分の成績や顧客情報などをどこからでも確認できるため、効率的な業務の遂行が可能になるでしょう。
その結果、売上目標達成に向けて適切に行動できるようになるだけではなく、残業時間の削減や意欲の向上など、様々なメリットを得られます。Excelなどで管理することも可能ですが、複数人が内容を同時編集ができないなど様々な制限があるため、管理に特化したCRMやSFAなどのツールの導入が効果的です。
クラウド型のCRM・SFAの導入により、クラウド上で営業に関する全ての管理をすることで、営業部全体の状況を営業パーソンが把握できるようになり、引継ぎなどもスムーズになります。モバイル対応のCRM・SFAであれば、営業先や移動中でも管理や報告作業ができるので、利便性が非常に高いです。
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年々多くの企業が営業管理を行う上でCRMやSFAの導入を実施していますが、実はほとんどの企業で活用が上手くいっていません。
上記の表は「営業活動の記録を行わない理由」を当社が独自調査したものです。
実態としては、CRMやSFAを導入しているものの、「データの入力に手間がかかる」「データを入力する必要性を感じない」といった現場の声が多いのが現状です。
データが入力されていないとCRMやSFAへ顧客情報が蓄積されないため、機能を十分に発揮することができません。
また、データ入力は目的ではなくあくまでもプロセスです。
データ入力が完了したとしても顧客データの活用し現場の行動が Before Afterで変わらない限り、売上の最大化にはつながりません。
以上の調査結果からCRMやSFAを選ぶポイントとして、機能が豊富な点や細かいマーケティングデータを取得できるといった点だけでなく、現場の担当者が入力しやすく、簡単にデータ入力の定着化が実現できるようなものを選定する必要があります。
当社ではCRM・SFAの価値を最大化する営業DXツール「UPWARD」の提供および開発を行っています。
「UPWARD」を活用することで、スマホ一つで簡単にお客様のプロファイル情報、商談履歴、活動報告等の顧客データを半自動的にCRMへ蓄積します。
現場の担当者が営業日報や活動報告を作成する際は「UPWARD」上に自動で報告フォーマットが作成されるだけでなく、音声入力対応により、スキマ時間に簡単に報告が可能です。日々入力されるデータは地図上で可視化され、次に訪問すべき顧客が直感的に分かります。
いつもの「行きやすい先」ではなく、本当に「行くべき先」へ 、戦略的な訪問活動が誰でも可能です。
より詳細な情報については下記URLからサービス資料をダウンロードいただけます。
UPWARDサービス紹介資料ダウンロード
管理業務は、営業部全体の売り上げ目標を達成するために必要です。全体の管理と営業パーソン個々での管理を徹底することで、業務のミスや無理な目標設定による意欲の低下、営業パーソンが成長しないなどの問題を解消できるでしょう。
売上に追われていると日々の管理業務がおろそかになってしまうため、適切に営業管理を運用するには、どのツールを使う方も大切です。営業管理に便利なCRMやSFAなどのツールを導入して、業務効率化を目指しましょう。
