企業の成長を加速させるためには、効果的な業務管理が不可欠です。本記事では、業務管理の必要性や理由、企業にもたらすメリット、導入すべきシステムやツール、そして業務を効率化する方法について詳しく解説します。
業務管理のポイントと進め方に加えて、ITツール活用による効果やおすすめの業務管理ツールとその機能も紹介します。また、業務管理における組織体制や運営、法令遵守と改善プロセスの整備、さらには担当者間での情報共有と確認方法、外部機関や顧客との連携のポイントまで、幅広くカバーしています。
本記事を参考に、効率的な業務管理を実現し、自社の事業を次のステージへと進める手助けをしてください。
目次
業務管理とは、会社における業務を効率的に遂行し、ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源を適切にコントロールし利益を追求することです。企業を運営する上で、人事や経理、販売、在庫、仕入れなど、さまざまな業務が発生します。これらの業務はそれぞれ独立しているわけではなく、互いに関連性を持ちながら遂行されていくものです。したがって、それぞれの部署における業務を一元的に管理する必要があり、そのために業務管理システムが多くの企業で活用されています。
業務管理を行うシステムとして代表的なのがERP（Enterprise Resource Planning）です。日本語では「統合基幹業務システム」や「基幹システム」と呼ばれています。これは、企業活動における会計・人事・生産・物流・販売などの基幹となる業務を統合して一元化・効率化を図るシステムです。
また、顧客に関する業務を専用に処理する「CRM（顧客管理システム）」や、営業管理を行う「SFA（営業支援システム）なども広い意味での業務管理システムといえます。
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業務管理は、企業内の各部署でバラバラに処理されている業務を「一元管理」する役割があります。一元管理により、業務を「見える化」するのも業務管理が必要となる理由です。企業規模が小さいうちは、人的リソースに依存した処理で間に合いますが、企業が成長するにつれ、ヒューマンエラーや不正などにより業務に歪みが生じます。そうなると正確な企業分析が不可能となり、ぞの結果、経営判断を誤ってしまうことも起こりうるでしょう。
さらに、内部統制という側面からも業務管理は必要です。業務の適正を確保することは会社法に定義されており、内部統制システムの方針を開示することも求められます。
このように、経営的にも法律的にも適切な業務管理、およびそのためのシステム整備は必須です。現在は、クラウド型の業務管理システムを中心に導入されており、中小企業でも導入が進んでいます。
業務管理の効果的な取り組みは、企業にとって多くのメリットをもたらします。今回は、その中でも特に重要な4つのメリットを挙げ、詳しく解説いたします。
まず一つ目のメリットはコスト削減です。業務管理を適切に行うことで、無駄な業務プロセスを改善し、さらに資源を効率的に活用することができます。
具体的には以下のような効果が得られます。
・従業員の生産性向上による人件費削減
・無駄な在庫や資材の削減による原価低減
・効率的な業務委託による外注費の削減
時間の節約も業務管理を行う上で大きなメリットの一つです。業務管理を通じて作業効率を上げることで、従業員が負担する業務時間を短縮できます。
結果、企業全体として以下の点で時間を節約できます。
・タスクの優先順位を明確にし、業務の遅延を防止
・業務の効率化による迅速な対応と製品・サービスの提供
・余裕のある時間管理による緊急時の対応力向上
顧客満足度向上も業務管理の重要なメリットです。業務プロセスを改善して効率化を図ることで、顧客が求める品質やスピードの向上が可能になります。もちろん、これにより顧客満足度が向上し、信頼やリピート率もアップします。
具体的な取り組みとして以下のような点が挙げられます。
・迅速な問い合わせ対応やアフターサポート
・顧客ニーズに即した製品・サービスの開発
・綿密な進捗管理による納期遵守
社内コミュニケーションの向上も業務管理がもたらすメリットです。
業務管理を行うことで、従業員間の情報共有が円滑になり、チームワークが強化されます。
その結果、以下のような効果が期待できます。
・情報のムダがなくなり判断材料が整理される
・役割分担が明確になり、責任感が向上する
・相互理解が深まり、意思疎通がスムーズになる
では、具体的にどのような業務管理システムの種類があるのか見ていきましょう。一般的に業務管理システムに分類されているのは、以下のようなソフトウェア（アプリケーション）です。
企業の会計処理を行うためのシステムです。各種帳票作成やキャッシュフロー管理、財務諸表の作成などの機能が含まれます。主に経理部門で利用されることが多く、関連法規の改正などに素早く対応することがシステムに求められる要素です。会計も、業務管理による効率化が必要となります。会計は紙ベースの管理からデータでの管理に切り替えることで、会計業務の効率が大幅に改善するでしょう。紙ベースだと過去のデータを探すのに手間がかかりますが、デジタルデータ化しておくと一発で検索できます。
近年はクラウド型の会計管理システムが増えていますが、セキュリティに不安を感じている方も多いことでしょう。もちろんクラウドのリスクはゼロではありませんが、通信を暗号化するなど、セキュリティ対策が施されています。むしろ、自社のセキュリティ対策が不十分であるなら、クラウドを利用した方が安全だと言えるでしょう。
販売管理システムは、商品受注後の出荷や請求といった一連の流れを管理するためのシステムです。仕入れや入荷も含めた在庫管理システム機能を持つものも多く、製造業や卸売業などで多く活用されています。導入された販売管理システムは、企業の売上や利益といった重要な経営指標を「見える化」する役割を担います。棚卸しの作業にも販売管理システムが活躍するので、各種販売管理の工数を減らせるでしょう。請求管理や納品管理も販売管理システムの機能のひとつです。販売・納品→請求のフローをシステムで一元化することで、効率的な管理運用ができます。
「POS（販売時点情報管理）」などが代表的な販売管理システムです。最近では、販売管理の機能を備えた「POSレジ」を導入する店舗が増えています。POSレジは、レジ機能に加えて商品の販売・在庫管理などを一括して行えるシステムです。タブレットで利用できるPOSレジもあり、導入も比較的簡単にできます。
製造業の工場にて活用されることが多いシステムです。自社製品の品質や製造コスト、原価、納期などを一元的に管理するシステムであり、工場内の人員配置といった人事的な機能も実装されているケースもあります。営業管理や販売管理と密接に結びついているため、相互連携が不可欠です。販売管理や在庫管理の機能を備えた生産管理システムの場合、製造から販売・在庫管理と連動させることで管理の一元化が可能になります。販売管理と連動すれば、生産のコントロールもしやすくなり、過剰生産の防止や在庫切れによる売り逃しを防止につながるでしょう。
社員の情報を管理するシステムです。社員の氏名、年齢、入社年次、社員番号や給与、異動歴、厚生年金情報など、さまざまな人事情報を集約し管理する役割を担います。秘匿性が高いデータが多く含まれているため、アクセス権限などに細心の注意が必要です。人事管理システムには、勤怠管理・給与管理・経費管理・目標管理・研修管理など、さまざまな機能・種類があります。中でもよく使われているのが「給与管理」と「勤怠管理」です。従来は手作業で行っている企業が大半でしたが、工数がかかりますし、自動化できる部分であるため、人事管理システムでの管理に切り替える企業が増えています。
予算の都合で人事管理システムの導入を見送っている中小企業は多いことでしょう。手頃な価格で利用できるクラウド型の人事管理システムが増えているので、導入のハードルは下がっています。「給与管理」だけ、「勤怠管理」だけというように、必要なシステムから導入するのもひとつの方法です。
勤怠管理システムは、社員の出退勤に関する情報を扱います。人事管理システムと連携させ、残業時間（残業代）を管理したり、給与明細を発行したり、といった使い方をするシステムです。PCの起動と連携させ社員の入力の手間を省いたり、グループウェアと連携させスケジュール管理にも応用したりする企業もあります。勤怠管理はシステム化しやすい部分なので、事務作業の工数を削減するなら導入は必須です。人事管理システムに含まれることが多いですが、勤怠管理単体で提供しているシステムもあるため、分けて解説しました。
SFAに代表される営業プロセスや商談の管理に利用するシステムです。営業支援システムとも呼ばれており、主に受注前の営業活動を管理・支援するために使われます。
営業日報の作成、顧客情報の管理、ToDoリスト、訪問計画など、営業活動をサポートするさまざまな機能を備えています。Excelでの管理からSFAに切り替えることで、営業に係る業務を大幅に効率化できるでしょう。
営業支援システムの「UPWARD」はこれらの機能に加えて、マップ機能を提供しているのをご存知でしょうか？ 地図上に顧客情報や商談情報を表示させたり、営業の優先度を可視化したり、訪問作業の効率化を可能としています。営業と地図は切り離せない関係ですので、営業支援システムを導入するのであれば、マップ機能を備えているかチェックしてみてください。
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顧客管理システムとして有名なのが、「Salesforce」を代表とするCRMです。顧客との関係性を管理するためのシステムであり、顧客情報を一元管理しメール配信などのマーケティング戦略に活用したり、問い合わせ履歴を蓄積したりする機能を有しています。コールセンターなど顧客とコミュニケーションを図る部門で活用されるケースが多いシステムです。CRMはSFAと混同されることが多いですが、それぞれ役割が異なります。CRMは顧客情報の管理を支援するシステム、SFAは営業活動を支援するシステムです。
「UPWARD」は「Salesforce」との連携が可能なので、同じツールないでCRMの機能もSFAの機能も使用できます。営業では顧客管理も営業支援もどちらも必要なので、CRMとSFAの連携ができるシステムを選ぶことをおすすめします。
上記のシステムを複数、あるいはすべて内包したのがERP（基幹業務管理システム）パッケージと呼ばれるものです。基幹業務管理システムとして企業内の業務を広範囲でカバーするシステムになります。カスタマイズ性に富み、企業の実態に合わせて導入することもできます。ERPを導入する最大のメリットは、「情報の一元化」が可能になることです。SFA、CRM、販売管理システム、人事管理システムなど、それぞれ独立して使っても十分に利便性は高いですが、ERPによって情報を一元化することでさらに導入効果が高まります。各システムが算出した情報を突き合わせることで、新しい発見や課題が見えてくるでしょう。データの活用が必須の時代となっていることもあり、従来は部署ごとで管理していた情報をERPで一元管理する企業が増えています。
ただ、中小企業はコストの面でERPの導入が難しいケースもあるでしょう。その場合は、SFAとCRMなど、関わりの深いシステム同士を優先して連携することをおすすめします。上述したように、「UPWARD」は「Salesforce」との連携が可能なので、営業やマーケティング部署の情報一元化に活躍するでしょう。
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上に挙げた各種業務管理システムは、それぞれが対応する業務に特化した機能を有していますが、機能が重なる部分もあります。したがって、各種業務管理システムの導入により、SFAやCRMといったシステム活用にもメリットが生じてくるのです。
具体的な事例を簡単にご紹介すると、営業“外”工数の4割削減によって営業活動量1.5倍を達成し、訪問件数を維持しながら残業時間が半減した企業があります。ほかにも、”訪問”以外の業務時間を削減し、1年間で訪問活動数225%UPを実現した企業も。
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業務管理の効果的な進め方は以下の通りです。
まずは現状の業務の状況を正確に理解することが重要です。
具体的には、以下の点を確認しましょう。
・業務の目的と成果物
・担当者や関係者の職責と役割
・期限やスケジュール
・過去の実績や問題点
これにより、業務管理を円滑に進めるための土台作りが可能になります。
次に、業務プロセスの整理を行います。
これには、業務を円滑に遂行するための手順やフローを明確化し、無駄を見つけ出し改善することが目的です。
プロセスの改善には以下の手法が有効であることが多いです。
・業務の手順を書き出す
・業務内容をシンプル化し簡略化する
・業務範囲の明確化業務を横断的に分析し、関連部門と協力して改善策を導入する
目標設定では、業務において達成したい成果や数値を明確にし、具体的なアクションプランを策定します。
SMART原則に従い、目標が以下の条件を満たすように設定しましょう。
・具体的(Specific)
・計測可能(Measurable)
・達成可能(Attainable)
・関連性(Relevant)
・期限(Time-bound)
目標設定の段階で必要に応じて、自社の業務管理の改善に繋がるツール導入の検討も進められると良いです。
定期的な進捗確認を行うことで、業務の進捗状況を把握し、問題があれば速やかに対策を立てます。
業務達成後に結果分析と次の改善計画を立てます。結果分析では、以下の観点から検証を行いましょう。目標達成度業務プロセスの適切性担当者のパフォーマンス達成できなかった理由これらの分析を元に、次の改善計画を策定することで、継続的な業務改善が実現できます。
会社全体の業務効率を見直し、生産性を上げるためにも業務管理システムの導入は不可欠です。SFAやCRMをすでに導入済みの企業は、それ以外の業務システムの見直しによりさらに効率化を図ることができるでしょう。逆にERPなどを導入している企業においては、SFAやCRMを導入することで、さらなる効率化を実現できます。業務管理及び生産性向上に課題を感じているならば、一度SFAやCRMをふくめた業務管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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