企業の生産性や売上、従業員の満足度などを引き上げてくれるのが業務効率化ツールです。業務効率化ツールと一言で言ってもさまざまな種類があります。そこで本記事では業務効率化ツールの種類や選び方、業務別のおすすめツールなどを網羅的に解説していきます。
これからツールを導入して社内の業務効率化を推進しようと考えられている方は、ぜひ参考にしてみてください。
企業の生産性や売上、従業員の満足度などを引き上げてくれるのが業務効率化ツールです。業務効率化ツールと一言で言ってもさまざまな種類があります。そこで本記事では業務効率化ツールの種類や選び方、業務別のおすすめツールなどを網羅的に解説していきます。
これからツールを導入して社内の業務効率化を推進しようと考えられている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
業務効率化ツールとは、企業や組織が生産性向上やコスト削減を目的として利用するさまざまなアプリケーションやシステムを指します。業務効率化ツールを導入することで、近年よく耳にする、「人手不足問題」や「業務の属人化」が解消され、業務の生産性や効率性が向上するだけでなく、従業員の仕事に対する満足度やモチベーションアップにもつながります。
1.【CRM・SFA】UPWARD（UPWARD株式会社）
「UPWARD」は外回り・訪問営業向けにCRM・SFAの価値を最大化するモバイルアプリです。顧客データを“貯める・活かす”ことを軸に、SalesforceやMicrosoft Dynamics365といったCRMと連携し、多様なサポート機能を提供します。
「UPWARD」を活用することで、スマホ一つで簡単にお客様のプロファイル情報、商談履歴、活動報告、名刺情報などの顧客データを半自動的にCRMへ蓄積します。現場の担当者が営業日報や活動報告を作成する際は「UPWARD」上に自動で報告フォーマットが作成されるだけでなく、音声入力対応により、スキマ時間に簡単に報告が可能です。
日々入力されるデータは地図上で可視化され、目印の色や大きさにより次に訪問すべき顧客が直感的に分かります。「UPWARD」は訪問営業・外回り営業に携わる現場の担当者の使いやすさにとことんこだわった営業DXツールです。
より詳細な情報については下記URLからサービス資料をダウンロードいただけます。
資料ダウンロードはこちら
2.【CRM・SFA】Mazrica Sales（株式会社マツリカ）
「Mazrica Sales」は、CRM・SFAツールです。顧客情報や名刺、案件の進捗管理など営業管理に必要なすべての情報を一括管理できる使い勝手に優れたツールです。主な機能として、スマートフォン用のアプリケーションにも対応しており、外回り・訪問営業の担当者が現場で活動報告の情報を入力できます。また、AI機能も搭載されており、AIが案件に関するリスク分析や類似案件の情報を直接アドバイスする機能なども搭載されています。
Mazrica Sales公式サイトはこちら
3.【CRM・SFA】eセールスマネージャーRemix Cloud（ソフトブレーン株式会社）
「eセールスマネージャーRemix Cloud」は、ソフトブレーン株式会社が提供するCRM・SFAツールです。顧客管理や案件管理、日報管理、名刺デジタル化など、直観的に使用可能な便利機能を多数搭載しています。連携できる機能も多数あり、既にさまざまなツールを導入している企業でもツール連携によるさらなるシナジー効果なども期待できます。
eセールスマネージャーRemix Cloud公式サイトはこちら
4.【CRM】Sales Cloud（Salesforce）
「Sales Cloud」はCRMの世界トップシェアを誇るSalesforce社が提供するクラウド型の営業支援システムになります。セールスクラウドを通して顧客管理や案件管理、営業活動の分析といった機能が備わっています。また、セールスクラウドはカスタマイズの自由度の高さから中小企業から大企業までさまざまな企業が導入している点も特徴の一つと言えるでしょう。
Sales Cloud公式サイトはこちら
5.【CRM】Microsoft Dynamics 365（Microsoft)
「Microsoft Dynamics 365」はマイクロソフト社が提供する営業支援ツールです。顧客管理、商談管理、競合管理、競合分析など顧客管理に必要な機能は全て揃っているツールです。また、AIアシスタント機能が搭載しており、メールの返信機能や SharePoint、Outlook、Microsoft Teamsなどのoffice製品から関連情報を取得する機能などが搭載されています。
Microsoft Dynamics 365公式サイトはこちら
6.【SFA】ホットプロファイル（株式会社ハンモック）
「ホットプロファイル」は、クラウド型の名刺管理・SFAツールです。新規開拓・名刺管理・営業支援を業務プロセスとして一元化し、営業活動の生産性を高め、売上向上につなげます。名刺のデータ化や人脈可視化、企業属性情報の自動付与など、営業の質向上に便利な機能が満載です。多角的なセグメントで売上を可視化し、売上予測を容易に行えます。企業情報や企業ニュース、メール履歴など、必要な情報も瞬時に把握できます。
ホットプロファイル公式サイトはこちら
7.【SFA】VyNDEX（ウイングアーク1st株式会社）
「VyNDEX」は、システム内の情報をExcelから編集できる便利なSFAツールです。使い慣れたExcelを使用してSFA内のデータの検索や絞り込み、並べ替えなどを行えるとともに、データの一括メンテナンスや入力にも容易に対応できます。これまで営業データや顧客情報をExcel上で管理してきた企業にとっては便利なSFAツールでしょう。また、一括メンテナンスを通じて大規模な取引先情報や商談データを効率的に更新できるので、作業を時短化でき、かつオフラインでも作業できるのがメリットです。
VyNDEX公式サイトはこちら
8.【名刺管理ツール】Sansan（Sansan株式会社）
「Sansan」は、法人向けのクラウド型名刺管理ツールです。100万件以上の企業情報が事前登録されており、名刺管理ツールとしてだけでなく、メール配信機能などCRMとしても幅広い機能を備えています。営業活動に必要なあらゆる顧客情報を一元管理して活用でき、CRMのSalesforceとの連携も可能です。
Sansan公式サイトはこちら
9.【名刺管理ツール】 myBridge（マイブリッジ株式会社）
MyBridgeは名刺管理ツールの一つです。スマートフォンのカメラで簡単に名刺情報を読み取り、データをクラウド上で一元管理します。名刺情報のデータ入力によるストレスから開放され、簡単に顧客情報の蓄積が可能になります。セキュリティ対策も国際規格（ISO）の情報保護に対応しています。
myBridge公式サイトはこちら
10.【MA】SATORI（SATORI株式会社）
「SATORI」は、1,500社以上の導入実績を持つMAツールです。顧客獲得に強い特徴を持ち、実名客だけでなく、匿名の見込み客へのアプローチにも優れています。Webサイト内の行動履歴を活用して匿名リードへの商談機会を創出し、より多くの見込み客を獲得できます。シンプルな構成のインターフェースにより簡単に操作できます。導入前から運用フェーズまでサポート体制が充実している点も魅力です。
SATORI公式サイトはこちら
11.【MA】Adobe Marketo Engage（アドビ株式会社）
「Adobe Marketo Engage」は、世界的に利用されているMAツールです。迅速なキャンペーンの構築と展開、チャネルを横断した見込み客の育成、メールやランディングページなどパーソナライズされたコンテンツの作成が可能です。幅広い種類の行動データを蓄積して活用し、適切かつタイムリーなアプローチに繋げることで最適な顧客体験を構築できます。質の高い見込み客の送客を通じて、営業とマーケティングの連携強化を実現します。
Adobe Marketo Engage公式サイトはこちら
12.Asana（Asana, Inc.）
Asanaは世界190カ国以上、100万以上のチームに活用されているプロジェクト管理やタスク管理に特化したツールです。Asanaの機能にはタスクやプロジェクトの割り当てやカテゴリ化、マイルストーンの設定などがあり、タスクやプロジェクトの進捗具合を見える化します。進捗具合はリアルタイムで反映されるため、各従業員の負担や潜在的課題の発見にもつながります。さらに、複数のプロジェクトを一括で管理できるマネージャー向けの便利な機能も搭載されています。
Asana公式サイトはこちら
13.monday.com（monday.Com Ltd）
monday.comはタスク、プロジェクト、チームコラボレーションなどを管理するオールインワン業務管理ツールです。自社の業務に合わせて、あらゆるワークフロー、プロセス、ツール、コミュニケーションを一元管理することでチーム間の連携や生産性向上に寄与します。外資系のツールですが、14日間の無料トライアルを提供しているため、気軽にツールを試してみることも可能です。
monday.com公式サイトはこちら
14.【人事】SmartHR（株式会社SmartHR）
SmartHRは、人事まわりのタスクを効率化するためのクラウドベースの業務効率化ツールです。
SmartHRの主な機能はスマートフォンやパソコンからの簡単な操作で出勤・退勤の打刻、有給、残業申請といった勤怠管理や社会保険料や税金の計算を自動化する給与計算機能などがあります。また、年末調整や雇用契約などの手続きをスムーズに行える労務管理機能も搭載しています。SmartHRを導入することで、人事関連業務がネット上で完結するようになり、ペーパーレス化が進み、大幅な工数削減につながるでしょう。
SmartHR公式サイトはこちら
15.【経費精算】クラウド型経費精算システム「楽楽精算」 (株式会社ラクス)
株式会社ラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は15,000以上のさまざまな企業に導入されている経費精算システムツールです。スマートフォンのカメラを使い、領収書やレシートのデータを自動で読み取る機能やさまざまな経費申請をクラウド上で申請することが可能になります。また、ワンクリックで会計ソフト用の仕訳データを自動生成する便利な機能を数多く搭載しています。
クラウド型経費精算システム公式サイトはこちら
16.【経理・会計】マネーフォワード クラウド（株式会社マネーフォワード）
マネーフォワードは経理や会計関連の業務を効率化させる機能が充実しているツールです。主な機能として、取り込まれた取引データを基に、自動的に仕訳を行い、簿記の作業を効率化させる自動仕訳機能です。また、領収書のスキャンや写真撮影を通じて経費を申請し、承認や支払い処理を自動化する経費精算の自動化機能などが搭載されています。マネーフォワードを導入することで経営状況をデジタル上で可視化し、経営の効率化に貢献できるようになります。
マネーフォワードクラウド公式サイトはこちら
17.【会計】クラウド会計ソフトfreee（freee株式会社）
freeeはクラウド型の会計業務効率化ツールです。銀行口座やクレジットカードの取引データを自動的に取り込んで会計処理や従業員の給与明細作成ができ、給与支払いをスムーズに行える給与計算機能などがあります。
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18.【電子契約】クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
クラウドサインは、シンプルなUIで日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約ツールです。クラウドサインを導入することで、簡単に電子署名を発行することができ、ハンコ文化や紙文化からの脱却につながります。また複数名の署名が必要な場合の電子契約にも対応しており、順序や条件などを設定し複雑な電子契約にも対応しています。
クラウドサインの公式サイトはこちら
19.【勤怠】ジョブカン（株式会社DONUTS）
勤怠やシフト管理の業務効率化を推進したい場合はジョブカンがおすすめです。ジョブカンではスマートフォンやパソコン上から勤怠の打刻や有給申請といった勤怠管理機能が搭載されています。また、週次や月次のシフト作成を行い、従業員へ一斉配信することも可能です。
ジョブカン公式サイトはこちら
20.【請求書】 Paid（株式会社ラクーンフィナンシャル）
Paidは請求代行と未払い時の保証がセットになったツールです。企業を経営する上で生じる、あらゆる請求業務の効率化ができます。たとえば、未入金の電話やメールによる催促の代行や与信判断、反社チェック、請求書発行など時間を要する業務をPaidが代行します。Paidを導入することで未入金リスクゼロという健全な企業経営を目指せます。
Paid公式サイトはこちら
21.【RPA】Coopel クーペル（株式会社ディー・エヌ・エー）
株式会社ディー・エヌ・エーが提供するクラウド型RPAツール Coopel(クーペル)。モダンなUIが特徴で、非エンジニアの方でも直感的にロボットを操作し、シナリオ(ルーチンワークの自動化)を作成できます。手厚いサポート体制も整っており、初めてRPAツールを導入する企業におすすめの製品です。
Coopel クーペルの公式サイトはこちら
22.【RPA】ロボパットDX（株式会社FCEプロセス&テクノロジー）
継続率98%以上を誇るロボパットDX。システム知識ゼロ、プラミングスキルゼロでも簡単にロボット操作を行い、シナリオ作成が可能です。サポート体制も充実しており、専任のコンサルタントが操作スキルの向上と社内へRPAをどう定着させるのかといった2軸を中心に手厚いサポートを実施してくれます。
ロボパットDXの公式サイトはこちら
23.Slack（Slack Technologies, LLC）
Slackはビジネス向けのコミュニケーションツールです。チームやプロジェクトごとに専用のチャンネルを作成し、チャット形式でテキストメッセージのやりとりやビデオ通話が可能です。Slack上ではカスタム絵文字を作成できるため、企業オリジナルの絵文字を作成して活用することで従業員同士のコミュニケーション促進に期待できます。
Slackの公式サイトはこちら
24.Chatwork（Chatwork株式会社）
国産のコミュニケーションツールをお探しの方はChatworkがおすすめです。国内利用者数No.1を誇り、導入企業は41万社以上になっています。前述したSlack同様に専用のチャンネルを作成し、チャットや通話でリアルタイムのコミュニケーションができます。 Chatworkでは無料プランも用意されているため、気軽にお試し利用も可能です。
Chatworkの公式サイトはこちら
25.Zoom（Zoomビデオコミュニケーションズ）
世界中で利用されているオンラインビデオ会議ツールがZoomです。複数人で同時にオンラインビデオ会議が利用可能で、ネット環境があれば、世界中どこからでも会議に参加することができます。Zoomは無料登録が可能で会議時間が40分以内であれば無料で利用できます。
Zoom公式サイトはこちら
三菱UFJリサーチ&コンサルティングが実施した「人手不足の現状と今後の展望」の調査によると、少子高齢化の影響により、今後、労働力人口や就業者数が毎年 50 万人規模で減少するというデータが出ています。そのため、企業はますます一人あたりの業務の効率性や生産性を重視しなければなりません。このような背景もあり、近年では業務効率化ツールを活用し、業務の生産性を向上しようという動きが多くの企業で見られます。
近年、「働き方改革」という言葉を耳にする機会が増えたのではないでしょうか。企業は従業員がより働きやすい環境を提供すべく、コンプライアンスの厳格化、時間外労働の厳格化、有給取得の義務など法令遵守が年々厳しくなっています。そのため、業務効率化ツールやAIなどを導入し、従業員一人あたりの生産性を向上させることが早急に求められています。
業務効率化ツールは、作業プロセスを自動化させたり、簡略化させたりすることで、業務の生産性を向上させます。たとえば、名刺情報を手打ちでExcel上に登録するようなタスクも名刺管理ツールや顧客管理ツールを導入により、スマートフォンのカメラで自動で名刺を読み取り登録されるなどの機能が搭載されています。手打ち入力の手間がなくなり、生産性が大幅に向上します。
業務効率化ツールの導入により、人的コストや時間的コスト削減にもつながります。これらのコストを削減できると企業の利益に直結します。コスト削減が実現できれば、企業は新たな設備投資や人的投資などが可能になり、さらに攻めの経営ができるようになるでしょう。
業務効率化ツールの導入によって属人化防止につながります。そのため、引き継ぎ業務がスムーズに進んだり、業務上で身に付く知識がデータ化されて会社の資産になるなど、さまざまな恩恵を受けらけれるでしょう。
CRMツールは「Customer Relationship Management」の略称で、顧客関係管理システムとも呼ばれます。顧客情報をクラウド上で一元管理し、より強固な関係構築を促進するための業務システムです。CRMに蓄積された情報や搭載された機能を元に、各見込み顧客に対してきめ細やかでパーソナルなアプローチをメールや電話、SNSなどを通じて行えるため、良好な顧客関係が促進されます。リピーターやファンといった、ロイヤリティの高い顧客を育成する意味としても有効なツールです。
関連記事>> 【2024年最新】顧客管理アプリ(CRM)14選！無料版や選定ポイントなどを徹底解説
SFAツールは「Sales Force Automation」の略称です。営業支援ツール、あるいは営業支援システムとも称され、個々および組織全体の営業活動を統括し、効率的に遂行する仕組みが備わっています。SFAの活用により、顧客管理や案件管理、予実管理など、営業に関するさまざまな情報の記録・保管、組織全体での共有が実現します。データが一元化されることで、より効果的な営業活動を行えます。また、業務プロセスを可視化できる機能もあるため、業務の属人化を防止し、組織全体の営業効率を高めることも可能です。
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MAツールはマーケティングオートメーション（Marketing Automation）の略称で、マーケティング活動を自動化して業務効率を高めるためのツールです。MAの導入を通じてマーケティング活動の業務を効率化できれば、収益向上やコスト削減などの効果が期待できます。MAで自動化できるマーケティング活動には、メールマーケティングやリードナーチャリング、リードスコアリングなどがあります。
タスクプロジェクト管理ツールは、個人やチームで業務を遂行する際に役立つツールで、プロジェクトやタスク管理に特化して設計されています。ツールを導入することにより、誰が何のタスクに取り組んでいるのか、進捗状況を可視化できるため、プロジェクト全体を把握しやすくなり、円滑に業務を進めることができます。
名刺管理ツールは、顧客から獲得した名刺情報を管理するツールです。名刺管理ツールを導入することで、従業員が日々獲得する名刺をクラウド上で一元的に管理できるようになります。 名刺管理ツールの中には、スマートフォンのカメラで名刺情報のスキャンおよび顧客情報の自動登録ができる機能を搭載したツールもあります。
バックオフィス管理ツールは、バックオフィスの煩雑な事務作業を効率化させるツールです。主に経理関連や契約関連、会計関連の業務を効率化させるツールがあります。ツールの中には異なるツール同士を連携できる機能も存在し、経費精算ツールの情報を会計ソフトの仕訳に自動で記帳できるようなサービスを提供する企業もあります。
コミュニケーションサポートツールは、顧客や社内メンバーとチャットでコミュニケーションがとれるツールです。ツールの導入により、リアルタイムでやりとりできるため、顧客体験の向上が期待できます。また、社内メンバーとの情報交換もできるため、業務連絡がスムーズになります。
RPA（Robotic Process Automation）ツールは、ソフトウェアロボットを活用して、人間が繰り返し行うルーチンワークを自動化するためのツールです。例えば、勤怠集計の自動化や定型の請求書を読み込み後、自動で請求先へ請求書の発行およびメール送付を行うなど、バックオフィス関連の業務を効率化します。従来、上記のような機能はプログラミングスキルが必須で、エンジニアとの協業が欠かせませんでしたが、現在ではRPAツールを導入することで非エンジニアの方がノーコードで自動化のプログラムを作成し業務効率化を図れます。
業務効率化ツールは企業が抱える課題を解決するために導入されるものです。そのため、まずは自社で抱えている課題の特定が重要になります。例えば「紙文化が根深く残っており、契約関連や法務関係の情報管理が煩雑になっている」ことが課題の場合は、バックオフィス関連のツール、「顧客情報の管理がエクセルで行なっており、詳細な顧客分析ができず、売上が伸び悩んでいる」ことが課題の場合は、顧客管理に特化したCRMツールなど、それぞれ具体的な課題に対応する適切なツールを選択することが大切です。
従業員が使いやすいものを選ぶことが重要です。業務効率化ツールの導入が行われても、現場の行動が持続的に変化しなければ、自社が抱える課題解決にはつながらないでしょう。そのため、従業員の使いやすさにこだわりのあるツールを選ぶようにしましょう。
既に自社で複数の業務効率化ツールを導入している場合、他システムとのデータ連携が可能かどうかも考慮すべきポイントです。データ連携の性能に乏しいツールの場合、個々のシステムごとに情報を管理する手間が増え、かえって業務が非効率になる可能性があります。データ連携は、業務プロセスが効率的に統合され、情報の一貫性を確保できるのがメリットです。
サポート体制もツールの使い勝手を大きく左右するポイントです。ツールを導入したものの、活用の仕方がわからない、運用が難しいなどの理由でうまく活用されず、現場の行動は変化しません。サポート体制の充実度はツールの導入前にしっかり確認しておきましょう。
顧客や従業員の個人情報を取り扱う場合、セキュリティが万全なツールを選定するようにしましょう。個人情報の漏洩は会社の信頼性や売上に大きな損失を招きます。ツールを選定する際は国際規格である ISMS認証（ISO27001）など情報セキュリティがの高い製品を選定するようにしましょう。
ツール導入後は、利用している従業員から定期的にフィードバックをもらい、使いやすい点や改善点などをヒアリングしましょう。改善点はベンダー側のカスタマーサポートと上手く連携を取りながら、改善ポイントを払拭できるようにしましょう。
ただし一度にさまざまな業務効率化ツールを導入すると現場は混乱してしまうため、解決したい課題に優先付けを行い、少しずつツールの導入を検討しましょう。
業務効率化ツールを導入することにより、「人手不足問題」や「属人化」といった多くの企業が抱える課題解決に一歩近づけます。
その中でも、「フィールド営業組織のDX化を推進したい」「顧客情報管理を徹底して推進したい」と考えられている企業様は、ぜひモバイルCRMの開発および提供を行なっているUPWARDへお気軽にご連絡ください。
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