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営業の進捗管理とは?管理の必要性や目的、課題など徹底解説

営業における進捗管理とは、プロジェクトや案件などの進行や計画を管理することです。進捗管理を行うことで作業の漏れやトラブルを防ぎ、正確な売上予測や効率化を目指します。 この記事では、営業の進捗管理の意味や必要とされる理由などを解説します。進捗管理の目的や課題も解説するので、ぜひ参考にしてください。

目次

営業の進捗管理とは

上司と進捗管理を行なっている様子

営業の進捗管理とは、プロジェクトや案件などの進行と計画の差異を確認して管理することです。また、作業に漏れがないか、トラブルがないかを確認し、問題があれば対策を講じることも含まれます。 営業の現場では、設定した目標と現状の差を見極め、顧客とコミュニケーションを取りながら進捗を管理することが求められます。

営業の進捗管理が重要な理由

営業では、正確な売上予測や効率のよいスケジュール管理などが求められます。ここでは、進捗管理が重要な理由を4つ解説します。

1.正確な売上予測を行うため

営業の進捗管理を実施することで、現状を把握できるようになります。正確な状況を把握できれば、より精密な売上予測が可能です。進捗管理では、全体の進み具合や商談の状況などをリアルタイムで把握します。これにより、必要なアクションや改善策を練りやすくなります。たとえば、売上目標の達成が困難であっても、進捗管理が適切にできていれば早い段階で問題が見つけられ、改善策を検討できます。

2.効率の良いスケジュール管理を行うため

進捗管理を営業プロセスに連携させることで、初回アポやフォローアップ、クロージングといった段階ごとに管理できるようになります。営業プロセスと進捗管理を結びつけることで、顧客ごとの次のステップも明確になるでしょう。 顧客それぞれに対して次は何を行うべきかがわかりやすくなるため、効率のよいスケジュール管理が行えるようになります。

3.問題やリスクを早期発見するため

進捗管理を行うことで、全体の進行状況をリアルタイムで確認できます。これにより、問題やリスクがあった場合でも早期に発見できます。進捗管理をしていなければ、スケジュールに遅れが出ていたりトラブルがあったりしても気づきにくいでしょう。問題を発見したときには手遅れというケースも少なくありません。進捗管理を行うことで、リスクや問題を発見しやすくなり、事前に対策を取ることが可能です。

4.営業担当者の時間を有効活用できる

営業担当者の業務には、顧客とのコミュニケーションだけでなく、会議や資料作成などもあります。これらが業務時間を圧迫し、負担となっているケースもあるでしょう。進捗管理により会議や資料作成が不要になる仕組みを構築すれば、営業担当者の負担が軽減されます。時間を効率的に活用することで、生産性の向上に繋げやすくなるというメリットもあります。

営業の進捗管理で必要な項目

営業部門のミーティングの様子

進捗管理のための項目は、大きく分けて7つあります。ここでは、営業の進捗管理に必要な7項目を解説します。

1.目標管理

目標管理とは、目標の達成に向けた進捗や達成度を確認して評価するための項目です。組織や各営業担当者が達成すべき目標を明確にして、具体的に設定することが重要です。この項目には、売上の目標金額や新規顧客の獲得数、利益率などがあります。

2.案件管理

営業では、新規ビジネスの獲得や既存取引の拡大を目指し、さまざまなビジネスチャンスやプロジェクトを追求します。案件管理では、商談や案件のステータスをトラッキングし、クロージングまでのプロセスを整え、最終的な成約まで導くのに必要な情報を提供します。営業活動の中心的な要素を表す項目です。

3.顧客管理

顧客に関する情報を効果的に集めて整理し、その情報を活用するための項目になります。顧客管理では、顧客の性別や年齢、連絡先といった基本的な情報だけではなく、購買履歴や興味関心、優先事項、問い合わせ内容といった情報を収集し、一元管理します。  

4.スケジュール管理

スケジュール管理とは、営業担当者のスケジュールを立て、業務を時間内に実行するための項目です。営業担当者は、顧客訪問やプレゼンテーション、会議など多くの日常業務をこなします。各営業担当者の生産性を最大化してチームとして連携し、業務をスムーズに進めます。

5.行動管理

行動管理とは、営業担当者のパフォーマンス向上を目指すための項目です。営業担当者の日常業務を見える化したり、数値化したりして、ボトルネックや課題を特定します。営業活動の内容や時間を把握して評価し、課題に対する活動の修正や対策などを行います。  

6.人材育成管理

人材育成管理とは、営業担当者の成長やスキルアップを目指す項目です。人材育成管理の指標には「顧客信頼構築」「ヒアリング」「ロジカルシンキング」「データ収集、分析」「ソリューション提案」などがあります。指標として数値化することで、営業担当者のスキルや能力を客観的に評価できるようになります。

7.モチベーション管理

モチベーション管理とは、営業担当者が目標を持って働ける環境を整える項目です。モチベーション管理の指標には「仕事の評価や成績」「人間関係」「会社や部署への不満」「健康状態」「ストレス度」などが挙げられます。  数値化が難しい指標ですが、管理できれば営業担当者のモチベーションが低下しても、対策やサポートを早期に実施できるでしょう。

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営業進捗の適切な計測方法

営業進捗を適切に行うためには、営業進捗を計測して数値化することが重要です。  まずは営業ステップを整理しましょう。たとえば初回のアポ取りや商談、成約というように、営業の工程を洗い出します。次に、ステップごとに割合を設定しましょう。初回のアポ取りが完了したら20%、商談まで完了したら80%、成約まで至ったら100%というように設定します。  なお、進捗状況を他者に伝えたり共有したりする際は、設定した数値を用いるようにしましょう。

営業の進捗管理のポイント

営業における進捗管理では、押さえておきたいポイントが3つあります。ここでは、各ポイントを解説します。  

1.管理方法を統一する

管理方法が統一されていないと「自分のチームだけ管理方法が厳しすぎる」「ほかのチームは効率的な運用をしている」といった不満が生まれる可能性があります。このような状況では、営業担当者のモチベーションも低下してしまうでしょう。 進捗管理を実施する際は、営業担当者やチームによって項目やルールに差分が出ないよう、管理方法を統一するのがポイントです。

2.ツールを導入する

進捗管理はExcelで行えますが、煩雑になりがちです。ツールを使った管理を実施する際は、CRMやSFAなどを導入するのも良いでしょう。これらのツールならスマートフォンやExcel、外部システムとの連携も可能です。

外回りや訪問営業が多い場合は、地図とCRMを連携できる「UPWARD」がおすすめです。UPWARDは訪問履歴を半自動で記録できるだけでなく、優先度の高い顧客を地図上に可視化します。また、直感的に使いやすいため、現場への定着を促しやすいことも特徴です。
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3.的確なフィードバックやアドバイスを行う

進捗管理は、あくまでも現状を把握するための手段です。進捗管理を行うだけでなく、各営業担当者の悩みや状況、課題などをヒアリングして、適切なフィードバックやアドバイスを提供しましょう。 ツールを使った効率的な進捗管理も必要ですが、営業担当者とのコミュニケーションも大切です。コミュニケーション不足に陥らないように、営業担当者と定期的にミーティングを行ったり、アンケートを取ったりしましょう。

まとめ

営業における進捗管理とは、プロジェクトや案件などの進行を確認して、作業の漏れやトラブルを把握することです。進捗管理を実施する際は、管理方法を統一し、必要な項目を設定します。項目の管理や測定には、ツールを導入すると効率よく進められます。

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